Für die Planung und Schaffung der bestmöglichen Voraussetzungen für Konferenzen geben Firmen oft relativ viel Geld aus. Interne Treffen dagegen, diejenige Art Treffen, für die die meisten von uns am meisten Zeit investieren, werden meistens etwas stiefmütterlich behandelt. Die Sitzungskultur war in vielen Organisationen in den letzten Jahren gleichbleibend. Dem will Micke Darmell von Gr8meetings Abhilfe schaffen.
An vielen Arbeitsplätzen machen interne Treffen 25 Prozent der Arbeitszeit aus. Trotzdem ist es nicht ganz ungewöhnlich, dass der Großteil des Budgets für Treffen für große Konferenzen ein- oder mehrmals jährlich eingesetzt wird. Im Zusammenhang mit der Finanzkrise wurden sich viele Firmen der Kostspieligkeit von Treffen, die selten geplant und genügend weiterverfolgt werden, bewusst.
- Die Lösung wäre die Schaffung von Sitzungsrichtlinien, die in der Firmenkultur einen wirklichen Durchbruch erreichen. Unsere Sitzungskultur ist oft tief verwurzelt. Sie sah in vielen Firmen über Jahrzehnte hinweg gleich aus und es braucht eine Einstellungsänderung für die Einrichtung einer neuen Art Sitzungskultur, sagt Micke Darmell, der bei Gr8meetings an der Effizienzsteigerung von internen Meetings arbeitet.
Bewerten Sie jedes Meeting und arbeiten Sie mit steten Veränderungen
Er meint, dass eine definierte Sitzungskultur eine der wichtigsten Voraussetzungen für eine Gewinnmaximierung, für die Durchführung von schnellen Veränderungen und die Nutzung der Kreativität der Mitarbeiter ist, und dass es Zeit ist, die internen Treffen weiter oben in der Agenda anzusiedeln, sowohl in der Firma als auch in Hochschulausbildungen, wo man heutzutage kaum etwas über die Kunst der Durchführung von effizienten Treffen lernt.
- Ein erster Schritt bei der Effizienzsteigerung der internen Treffen ist der Gedanke, ob ein Treffen Energie raubt oder zuführt, ob der Leiter genug kompetent ist, ob die Treffen ökonomisch irgendwie weiterverfolgt werden und wie eine durchdachte Sitzungskultur den Austausch von Ideen und Verbesserungsvorschlägen unter den Mitarbeitern steigern könnte, sagt Micke Darmell.
Vor jedem Treffen sollte man sich ein konkretes Ziel setzen und sich auf Sitzungsrichtlinien einigen. Gemäß Micke Darmell soll jedes Treffen mit einer kurzen Bewertung abgeschlossen werden, bei der sich die Teilnehmer überlegen, was gut gelaufen ist, was verbessert werden könnte und welche Veränderungen man bis zum nächsten Meeting machen kann. Ein verbreiteter Fehler ist der Einsatz von Ressourcen zur Schaffung von Sitzungsrichtlinien durch die HR-Abteilung und deren Veröffentlichung im Intranet. Dieses Vorgehen bringt selten eine Veränderung der Sitzungskultur.
- Für eine wirklich höhere Priorisierung von internen Treffen muss sogar die Führungsebene „walk the talk” leben, dass sie durch ihre Handlungen zeigen, dass die Sitzungsfrage genügend wichtig für eine ernsthafte Handhabung ist. Es handelt sich aber in erster Hand nicht um die Verringerung der Sitzungszeit. Es ist wichtiger, resultatorientierter zu werden und zu schauen, dass jedes Treffen wirklich zu konkreten Schlussfolgerungen und Taten führt, sagt Micke Darmell.
TIPP!
Wenn Ihr noch kein kostenloses Konto bei uns habt, könnt Ihr hier eins einrichten und Euren Lebenslauf hochladen. Jetzt im Herbst werden wir vielen attraktiven Arbeitgebern Zugang zu unserer CV-Datenbank gewähren. Viele neue spannende Jobs warten auf Euch!
Konto einrichten hier
